2006年11月修订

    为了加强高校文科图书引进专款使用的管理，规范专款的使用和文献采购程序，明确各有关方的职责，使文科图书专款发挥最大的效益，更好地为科研教学服务，特制定本管理办法

 

一、专款的性质和使用的基本原则

    1.  文科图书引进专款是国家用于重点支持高校哲学社会科学发展的专项财政拨款，其宗旨是逐步建立起完整的文科外文图书文献信息保障体系，为高校哲学社会科学的教学和科研服务，为提高高校哲学社会科学高层次人才培养能力和科研水平服务。图书引进专款原则上限于采购人文社会科学纸质文献，专款专用。

    2.  文科图书引进专款在使用上要体现“相对集中，提高效益”的精神，在资源和服务体系建设上要实现“共建、共知、共享”。因此专款使用额度的分配要本着整体规划、统筹安排、保证重点、兼顾一般的原则，结合重点学科和重点研究基地的需要，综合考虑高校哲学社会科学学科优势、文献资源优势、服务条件优势以及中国高校人文社会科学文献中心（CASHL）建设等因素。各项目院校的使用额度将根据实际情况按年度做适当的调整。

3.  各项目高校要根据专款的使用原则和要求，结合本校哲学社会科学发展总体规划，在充分听取本校专家意见的基础上，研究制订长期和年度使用方案。在做好专款图书的财产管理的同时，要根据CASHL建设的总体要求，开展信息服务，及时在本馆书目数据库和CASHL联合书目数据库中揭示报道专款图书，提供专款图书的借阅与文献传递。

 

二、组织与管理体制

    1.  教育部社科司主管文科图书专款工作，其职责是：

1)      负责制定专款的使用规划、核拨经费额度、制定经费管理办法，上报年度支出决算。

2)      监督经费额度的使用，组织对项目院校专款使用的检查评估，对高校提出的订单进行复审。

3)      负责同专款的代管单位（人民教育出版社）和购书委托单位（中国教育图书进出口公司）签订业务委托协议，并监督其协议的履行。

4)      委托“中国高校人文社会科学文献中心”（CASHL）管理中心，组织对高校文科图书专款使用和图书文献建设的调研，根据需要组织培训交流；通过“中国高校人文社会科学文献中心”的建设，促进文科专款图书的服务和利用。

    2.  项目院校的职责是：

1)      项目院校应实行主管校长领导下的主管馆长分工负责制。

2)      主管校（院）长应了解专款的使用办法和本校的使用额度，主持制定文献引进使用规划，指导图书馆具体落实。

3)      图书馆主管馆长的主要职责：组织专家咨询，提出采购方案；审核批准订书单和组织到书的验收登录；审核专款帐目；制定专款图书管理和借阅的规章制度；负责与本地区的CASHL中心馆联系协调，积极参与协助CASHL服务体系建设。

 

三、财务管理

    1.  教育部社科司每年年初下达专款的使用额度，同时将使用额度通知中国教育图书进出口公司。中国教育图书进出口公司根据使用额度为每个项目院校设独立的分户帐。

    2.  文献采购的拨款，按社科司与购书委托单位达成的有关协议，中国教育图书进出口公司应及时提交结算清单和付款申请书并附原始发票，经社科司审核无误后，签发《拨款通知书》，人民教育出版社据此通知书按时向中国教育图书进出口公司拨款、结算。

    3.  各项目院校图书馆要建立专款的财务管理制度，单独建帐，设专人管理。额度使用要作到基本平衡，不超支，也不过多结余。结余部分可转下一年度继续使用，如有超支，从下一年度使用额度中扣除。

4.  实行年度帐目核对制度（实施核对时另发文通知）。通过对帐使社科司、中国教育图书进出口公司和各项目院校三方达到帐目一致、高校帐目与图书订到情况一致，从而及时地掌握额度的使用情况和到书情况，促使有关责任方改进工作。对帐中如发现差错，如有帐无书或有书无帐等情况，有关单位应及时予以查清解决。

 

四、文献采购原则及程序

    1.  采购原则

1)      各项目院校订单的提出和确定，应依据其长期及年度使用方案，主动与本地区CASHL中心馆加强联系，相互协调，充分利用现有的CASHL “高校人文社科外文图书联合目录”、中国高等教育文献保障系统（CALIS）“书刊联合目录”及各种书目数据库。既要尽量满足本校重点学科的文献需求，形成自身的藏书特色，又要与CASHL中心馆的文献收藏兼容互补，成为所在地区藏书体系的有机组成部分。

2)      为保证所选文献的质量和学术水平，各项目院校图书馆还应建立依靠专家的选书机制。主管馆长要对图书文献订单审定负责。

3)      进口图书在内容选择要根据国家新闻出版总署“出版管理条例”中有关规定，严格审批。对涉及到一些敏感问题的图书，如确因教学科研需要而订购的，应由所在高校的主管校（院）长单独批准，其使用范围也要作出相应的规定。

4)      专款仅限于购置境外的人文社会科学图书文献，以外文文献为主，港、台地区出版的中文文献要从严掌握，不包含期刊和电子文献的订购。对境外出版的有关中国的典籍、方志等图书文献应从高校正常经费渠道购买。大众化的流行读物、科普读物、一般外语教学类图书不允许订购。

5)      为经济有效地使用专款额度，原则上限定一校订购同种书最多只限一本复本。

    2.  采购程序

图书专款购书业务由社科司依据合同委托中国教育图书进出口公司承办。中国教育图书进出口公司应以努力向高校提供优质服务为宗旨，及时向项目院校提供书目，缩短订单处理时间和发单周期，及时反馈订到信息，提高采购工作效率。

对实际价格高于目录价格50％的文献，中国教育图书进出口公司应先征得有关高校的确认再购买。

根据上述采购原则，图书应按以下程序进行采购：

1)      订单提交：各院校填写中国教育图书进出口公司的文科专款订书单以及订单电子版（Excel格式，订单项目包括书名、书号、作者、出版商、币制、价格、年代、数量），以便于订单审核。纲目订单也需要提交电子版格式，并在邮件中注明纲目订单。提交订单时要保证书号和价格的准确性，避免反复确认延误订购。每批订单应附有主管馆长签字和单位盖章的“订购图书申请表”。由各项目院校随打印出的纸本订单一同寄到中国教育图书进出口公司图书进口部订单科，以便存档。

2)      订单复审：中国教育图书进出口公司图书进口部将电子版的订单转至教育部社科司，进行订单的复审，在十个工作日内将审核结果通知中国教育图书进出口公司。经审查不合格的订单，由中国教育图书进出口公司负责退回。

3)      发订：订单经教育部社科司复审同意后进行发订，外商回复订单状态后（如涨价、绝版、换版次或因其它原因取消等），由中国教育图书进出口公司通知高校确认是否继续执行或取消订购。

4)      到书：各高校对每批次到书都要认真检验，书帐一致。验收完十五日内将清单签字后寄回中国教育图书进出口公司图书进口部发行科。如有缺书、错书、破损等情况，要及时与中国教育图书进出口公司联系进行查询，使问题尽快得到解决。

5)      对账：每年十月份对上一年的文科专款额度使用情况进行核对，中国教育图书进出口公司将对帐单一式两份寄给高校，高校核对后将其中一份确认，签字盖章后，寄给中国教育图书进出口公司图书进口部订单科。如果在对帐过程中有任何问题，应及时与中国教育图书进出口公司联系予以解决。

6)      额度控制：各项目院校应注意合理控制额度的使用。额度使用应掌握两方面的情况，即当年可使用额度（当年分配额度与上一年度结余之和）和当年发订单总码洋。中国教育图书进出口公司图书进口部在每年1月初和7月初分别将上一年上半年和下半年未执行完的订单以分户的形式通知有关院校，以便于高校准确掌握当年的额度使用情况。各院校发订的订单有效期为一年；如图书未到且中国教育图书进出口公司也未通知，一年期满后可视为“自动撤订”。

 

五、文献的管理和使用

1. 专款图书管理

各项目院校应为专款图书建立专门的财产登录， 能准确反映其书目、中国教育图书进出口公司清单编号、学科类别、册数、金额等信息。

2. 揭示报道

应制定完善的借阅和管理制度。

新书订到后要及时报道，尽快进入借阅流通。

各项目院校要在新书到馆后的三个月时间内，向CASHL管理中心提交书目记录（按照CALIS联合目录的数据标准，以提交到CALIS联合书目数据库的时间为准），以便及时报道和揭示图书。

CASHL管理中心负责编制 “高校人文社科外文图书联合目录”。

3. 服务规范

各项目院校除为本校服务外，要向其他高校学者、哲学社会科学研究机构和科研工作者提供专款图书的目录报道与查询、馆际互借与文献传递服务等综合信息服务。服务通过CASHL服务体系和集中式网络平台进行，并遵守高校馆际互借协调组制定的“高校馆际互借业务规范”，以及CASHL管理中心制定的“CASHL文献传递服务规范”。

4．技术支持和评估

委托CASHL全国中心和区域中心负责协调本地区项目院校的图书采购工作和服务工作，提供咨询和技术支持，并根据需要定期开展对各项目院校专款图书工作的评估，包括专款图书的管理、揭示报道和服务规范。对不能有效执行本管理办法的将减少或停止使用经费额度。